Berikut ini adalah defnisi Sistem Pengendalian Manajemen (SPM):

Suatu sistem yang digunakan oleh manajemen/pemilik perusahaan untuk menjamin bahwa organisasi melaksanakan strateginya secara efisien dan efektif dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam proses perencanaan stratejik.

Untuk mempermudah penghafalan, definisi di atas diuraikan menjadi beberapa frasa sebagai berikut ini:
1. Suatu sistem ||
2. yang digunakan oleh manajemen/pemilik perusahaan ||
3. untuk menjamin bahwa organisasi melaksanakan strateginya ||
4. secara efisien dan efektif ||
5. dalam rangka mencapai tujuan ||
6. yang telah ditetapkan dalam proses perencanaan stratejik.

Artikel terkait:
Definisi Sistem Dalam Sistem Pengendalian Manajemen
Definisi Pengendalian Dalam Sistem Pengendalian Manajemen
Definisi Manajemen Dalam Sistem Pengendalian Manajemen

image: http://weeklylulu.blogspot.com

Definisi sistem dalam Sistem Pengendalian Manajemen:

Serangkaian langkah-langkah yang bersifat repetitif (berulang-ulang) untuk melaksanakan suatu atau beberapa aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.

Untuk mempermudah penghafalan, definisi di atas diuraikan menjadi beberapa frasa sebagai berikut ini:
1. Serangkaian langkah-langkah ||
2. yang bersifat repetitif (berulang-ulang) ||
3. untuk melaksanakan suatu atau beberapa aktivitas ||
4. untuk mencapai tujuan tertentu.

Sistem pengendalian manajemen (SPM) adalah suatu hal yang wajib dilakukan apabila sebuah perusahaan mempraktikkan desentralisasi. Dengan diterapkannya desentralisasi, ada resiko tidak tercapainya tujuan perusahaan karena setiap departemen dapat membuat kebijakan secara independen. Oleh karena itu, SPM wajib diterapkan untuk meminimalisir resiko tersebut.

Penerapan SPM mensyaratkan adanya kesesuaian antara strategi perusahaan dan desain SPM itu sendiri. Hal ini sangat dibutuhkan agar SPM dapat membantu tercapainya tujuan perusahaan. Namun, ada sebuah pertanyaan yang mendasar tentang kesesuaian strategi dan SPM, yaitu:

Apakah SPM yang disesuaikan dengan strategi perusahaan atau sebaliknya?

Tidak ada jawaban yang salah untuk pertanyaan di atas. Berikut ini adalah penjelasannya:

SPM Disesuaikan Dengan Strategi Perusahaan
Jika perusahaan ada pada industri yang perubahan lingkungannya dapat diprediksikan maka sebaiknya SPM disesuaikan dengan strategi perusahaan. Pada industri seperti ini, strategi yang handal dapat dirumuskan terlebih dahulu karena perubahan lingkungan dapat diprediksikan. Selanjutnya, desain SPM akan disesuaikan dengan strategi yang sudah dirumuskan.

Strategi Perusahaan Disesuaikan Dengan (Dipengaruhi Oleh) SPM
Pada sisi lain, jika perusahaan ada pada industri yang perubahan lingkungannya sulit diprediksikan, maka strategi perusahaan cenderung disesuaikan dengan SPM. Adanya perubahan lingkungan yang sulit diprediksikan mebuat perumusan strategi yang handal menjadi sulit untuk dilakukan. Pada kondisi seperti ini, strategi sering kali muncul dari eksperimen dan proses di luar rencana yang secara singnifikan dipengaruhi oleh SPM.

Setiap sistem memiliki elemen-elemen yang menjadi penyusun dalam sistem itu sendiri. Sistem pengendalian mempunyai beberapa elemen sebagai berikut ini:


1. Detector (Pelacak)
Elemen ini berguna untuk mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Assessor (Penilai)
Elemen ini berguna untuk menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3. Effector
Elemen ini berguna untuk mengubah perilaku proses yang sedang dikendalikan jika assessor mengindikasikan adanya kebutuhan untuk melakukan perubahan tersebut.
4. Communication network
Elemen ini berguna sebagai sarana untuk menyalurkan informasi antara elemen-elemen yang ada dan proses yang sedang dikendalikan.

Berikut ini adalah bagan yang menerangkan interaksi antara elemen-elemen yang ada dan proses yang sedang dikendalikan:

Contoh Pada Lingkungan Sekitar
Alat thermostat  adalah alat yang berguna untuk mengatur suhu pada suatu ruangan. Berikut ini adalah elemen-elemen pengendalian dari alat ini:
1. Detector

Pada perusahaan yang kecil, pemilik dapat dengan mudah memastikan seluruh kegiatan di perusahaan berjalan seperti apa yang ia inginkan. Saat perusahaan sudah berkembang, pemilik tersebut mulai membutuhkan manajer-manajer untuk mengendalikan beberapa bagian dari perusahaannya. Pada titik ini, pemilik secara tidak langsung sudah kehillangan kesempatan untuk memastikan seluruh kegiatan di seluruh bagian perusahaan berjalan seperti apa yang ia inginkan. Bahkan, pada saat perusahaan sudah menjadi sangat besar sekali, pemilik cenderung lepas tangan dan mengutus jajaran manajemen untuk mengelola perusahaan karena adanya keterbatasan kemampuan pemilik perusahaan. Pada kondisi seperti ini, sebenarnya pemilik telah kehilangan kemampuan untuk memastikan secara langsung apakah kegiatan di perusahaan berjalan seperti apa yang ia inginkan.

Formulasi strategi (FS), pengendalian manajemen (PM), dan pengendalian tugas (PT) adalah tiga sistem yang secara simultan berguna untuk mejalankan fungsi perencanaan dan pengendalian pada perusahaan. Ketiga sistem ini memiliki kesamaan karena menjalankan fungsi yang sama. Namun, ketiga sistem ini juga memiliki perbedaan pada prinsip-prinsip penerapannya. Kesalahan yang serius akan terjadi jika prinsip pada suatu sistem digeneralisasikan pada sistem lainnya.

Secara urutan aktifitas, ketiga sistem tersebut dapat diurutkan sebagai berikut:

2. Partisipan
Biasanya, proses FS melibatkan hanya sedikit orang yaitu manajemen senior, staf pusat, dan penggagas. Sedangkan proses PM melibatkan lmanajer dan stafnya pada setiap tingkatan organisasi agar PM tersebut sesuai dengan kebutuhan mereka.

Perbedaan antara PM dan PT
1. Kesistematisan
Pada dasarnya, PT sangatlah sistematis karena proses yang dikendalikan sangatlah teknikal. Contohnya adalah mengkoordinasi pesanan yang masuk, memesan suatu material, dan menjadwalkan produksi. Dalam proses seperti ini, keterlibatan manusia sangatlah minim. Sedangkan, PM kurang sistematis dibandingkan PT karena prosesnya melibatkan perilaku para manajer. Hal ini menunjukkan adanya keterlibatan manusia yang banyak dalam proses PM.
2. Fokus
Fokus PT terletak pada tugas-tugas spesisfik yang tidak memerlukan banyak pertimbangan untuk melaksanakannya. Sedangkan, fokus PM terletak pada pembuatan keputusan yang memerlukan banyak pertimbangan untuk melaksanakannya.

Contoh Aktivitas Formulasi Strategi:
1. Keputusan untuk mengakuisisi bisnis yang tak terkait
2. Keputusan untuk memasuki bidang bisnis baru
3. Keputusan untuk menambah penjualan langsung melalui pengiriman
4. Keputusan untuk mengubah rasio utang terhadap modal
5. Menerapkan kebijakan yang telah disepakati
6. Menyusun kebijakan spekulasi persediaan
7. Memutuskan lingkup dan arah riset dan pengembangan

Contoh Aktivitas Pengendalian Manajemen:
1. Keputusan utnuk memperkenalkan produk atau merek baru dalam lini produk
2. Keputusan untuk memperluas pabrik
3. Penentuan anggaran untuk iklan
4. Keputusan untuk menerbitkan utang baru
5. Keputusan untuk menerapkan rekrutmen minoritas
6. Keputusan tentang tingkat persediaan
7. Mengendalikan unit organisasi riset

Contoh Aktivitas Pengendalian Tugas:
1. Mengkoordinasi pesanan yang masuk
2. Menjadwalkan produksi
3. Memesan iklan di media
4. Mengatur kas keluar dan masuk
5. Mengelola dokumen kepegawaian
6. Memesan ulang suatu material
7. Menjalankan proyek riset individual
(Dapat dilihat bahwa contoh 1-6 dapat diotomatisasi menggunakan perangkat lunak enterprise resource planning)

Pengendalian manajemen terdiri dari beberapa kegiatan yang meliputi:
1. Merencanakan aktivitas yang seharusnya dilakukan oleh organisasi
2. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi
3. Mengkomunikasikan informasi
4. Mengevaluasi informasi
5. Memutuskan tindakan yang seharusnya dilakukan untuk menanggapi informasi
6. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka

Secara singkat, pengendalian manajemen berguna untuk memastikan pelaksanaan terjadi sesuai dengan rencana. Namun, kondisi ini tidak selalu berlaku karena rencana dibuat berdasarkan kondisi saat rencana tersebut disuusn sedangkan kondisi itu sendiri selalu berubah-ubah. Jika kondisi sudah benar-benar berubah maka rencana pun menjadi sesuatu yang tidak sesuai lagi untuk dilaksanakan. Oleh karena itu, pelaksanaan seharusnya sesuai dengan kondisi yang ada bukan rencana yang dibuat sebelumnya.

Pengendalian manajemen bukanlah sebuah sistem yang bersifat mekanis. Hal ini disebabkan oleh banyaknya interaksi individu yang terlibat dalam sistem ini. Masing-masing individu yang terlibat tentunya mempunyai tujuannya sendiri. Adanya tujuan individu tersebut memunculkan masalah utama pengendalian manajemen, yaitu:

Bagaimana mempengaruhi individu-individu untuk bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka dengan cara sedemikian rupa sehingga sekaligus membantu pencapaian tujuan organisasi?


Pertanyaan di atas mengharapkan terjadinya keselarasan tujuan (goal congruence). Keselarasan tujuan dalam hal ini berarti sebagai suatu kondisi saat tujuan anggota organisasi selaras dengan tujuan organisasi itu sendiri sehingga dapat membantu pencapaian tujuan masing-masing.

Fokus utama pengendalian manajemen adalah penerapan strategi. Dalam penerapan strategi, pengendalian manajemen dibantu oleh beberapa perangkat yaitu::